根據我們的最近關于沖刺計劃的博客，我們想通過一個具體的例子來更深入地了解這個過程：調用你自己的電話樹。
今天的帖子將分解改造您的Automated Attendant（也稱為電話樹）的過程改善來電者對您的業務的初步體驗。請繼續了解如何自行完成此操作。
分解
定義你的目標
創建業務沖刺的第一步是定義您的目標。問問自己，您希望在您的企業中取得什么成就，從而改善您與客戶的關系。在本文的示例中，目標是：我們想讓我們的電話樹更有效率。
在這種情況下，您不應該只是讓電話樹更好，您應該關注高效這個詞，因為沖刺計劃就是在短時間內完成可衡量的任務.您想讓自己的目標可實現、可衡量且相對較快。
Better 過于寬泛，可能會得出許多關于完成該項目所必需的結論。效率意味著快速、密集且包含有用信息，這正是您希望自動助理成為的樣子。
確定你的時間段
業務沖刺最多為您提供一個月的時間來完成一個目標。這種方法可以控制您的目標，因為它可以讓您選擇不會超過該時間段的任務。
以客戶為中心
一旦您的主要目標確定下來，請考慮您的目標如何影響您的客戶。
企業陷入困境的一個簡單方法是通過他們的電話樹。作為客戶，您可能已經瀏覽過一個自動選擇菜單（“按 1 進行銷售，按 2 進行營銷”），該菜單太長或在其選項中曲折。
客戶可能會對這種低效率感到沮喪。這可能感覺像是在浪費時間。如果他們不完全放棄通話，他們至少會在心情不好的情況下開始通話。
創建子目標
既然您知道客戶在與制作不當的電話樹交互時會感到頭疼，那么您就有了一個很好的起點來創建可衡量的子目標以在沖刺期間完成。
我們將在這里重點關注三個：
- 創建所有電話樹消息的抄本
- 精簡語言，讓客戶的旅行更有效率
- 以清晰的聲音和背景音樂上傳新消息
致力于你的子目標
雖然可以將每個沖刺分解為越來越小的目標——從而在每次迭代中創建許多更小的沖刺——但沒有必要讓自己沉浸在什么應該和不應該成為新沖刺的細節中。
您只需查看總體目標的范圍，并考慮實現該目標需要完成哪些具體任務。我們為這個電話樹示例項目制定的三個子目標相當簡潔，每個任務的完成時間不應超過幾周。以下是關于您在每個步驟中應該嘗試實現的目標的一些詳細信息。
1.創建成績單
時間：1 周
第一個修改電話樹的步驟是收聽自動話務員中的所有消息。
撥打您自己的公司電話號碼并輸入您聽到的消息。聽介紹和所有菜單。收聽任何子菜單消息。
該系統的可視化界面，如此處所示的 Dash Phone 系統中提供的界面，可能會使轉錄過程更容易可視化。但是，它并不能代替寫下您的客戶可以收到的所有消息。
2.精簡語言
時間：1 周
一旦一切都寫下來，就開始削減語言。
可以縮短介紹性短語，例如“您好，您已到達 Frannie’s Floral Arrangements，這是東海岸最高檔的全方位服務花店，可以滿足您對個人、聚會等的所有需求……”到一個簡單的“你好，你已經到了 Frannie’s Floral Arrangements?！?/p>
您的客戶只需要知道他們給誰打過電話。您的公司名稱清楚地表明了這一點。然后，您的電話樹選項將使路徑通向何處更加清晰。
將重要信息推送到消息頂部。保持禮貌并打個招呼，然后立即為客戶提供快速選擇列表。如果來電者可以隨時接通分機，請讓他們知道這是可能的。并在“按 1 銷售……”語言后保留額外信息。
您的客戶會很高興聽到您的營業時間和可用的促銷活動，他們知道如何聯系貴公司的個人。
3.上傳您的新消息
時間：2 周
在不失清晰度的情況下使消息盡可能簡潔后，您可以將它們放回自動話務員中。
您需要重新開始錄制您的消息。這可以在內部完成，也可以外包給專業人士唱片公司.
您還可以選擇為消息提供輕快的背景音樂。雖然這不是必需的，但它可以作為內部選項或專業錄音機的選項再次提供。
最后一步的長度將取決于您需要記錄的消息數量。一些企業將有一個簡單的介紹信息和一些主要的電話樹選項。其他人可能有適用于不同部門和團體的子菜單。
復制這個電話樹示例
現在輪到你復制這個例子了。如果您的電話樹聽起來需要一條新消息，請將其拆開并重新組裝。
如果您已經是 VirtualPBX 客戶，您可以在我們的支持頁面中找到關于 Incoming Call Handling with your Automated Attendant.
只需一個月的努力，您就可以讓您的商務電話系統更有效率，提升幸福感與您的品牌互動的客戶。
請記住，每個入站呼叫者都需要與您的自動接線員進行交互。該項目是向您的公司介紹業務沖刺的好方法，也是改善您與所有想要聯系您的客戶的互動的更好方法。