您是否注意到如今人們帶著筆記本電腦和手機參加會議是多么普遍？那些沒有積極參與討論的人如何利用時間完成其他工作？或者查看他們的電子郵件、周末天氣，或者閱讀科技博客上的文章？
這是當今會議如何進行的典型表現。您召開會議解決問題，邀請所有可能受到影響的人，以及需要讓他們了解情況的人，然后靜下心來集思廣益解決方案。人們帶著零食和蘇打水來參加你的會議，然后坐在最舒適的椅子上。一小時十五分鐘后，您接近解決方案，但一半的與會者正在處理不相關的任務，并且只用半只耳朵傾聽。
聽起來很熟悉？將參加會議的人數乘以會議時間，然后將該數字乘以與會者的平均小時費率。這次會議值得嗎？直截了當地說：你們在那次會議上達成的決議是否證明了這筆金額是合理的？您能否用更少的時間或更少的參加者獲得相同的結果？
在大多數情況下，是的！大多數會議可以更好地計劃，并且只讓那些絕對必要的人參加。您還可以更有效地召開這些會議，并確保確定、分配和采取明確的后續步驟。方法如下。
會前
通過設置非常謹慎的議程。
首先，會議是否需要召開？還是可以通過電話或與幾個利益相關者在走廊上快速擠成一團來做出決定？
如果您確實需要開會，請制定一個非常有針對性的議程，注明您必須討論的要點，并避免任何與討論無關的內容。為每個談話要點分配一個時間段，并說明您需要聽取誰的意見以及他們需要向會議提供的任何具體信息。至少在會議開始前 24 小時發送議程。
不要僅僅因為某個人的部門可能會受到會議決策的影響就邀請他們。他們在你的會議上花費的每一個小時，都是他們沒有專注于自己的優先事項的一個小時，這會讓你的公司付出代價。因此，精簡您的與會者名單。
也縮短預定的會議時間。一些效率專家建議將您的會議時間減少一半，迫使您專注于解決方案和行動項目。當大家都知道時間在流逝時，討論總是更有效率。
最后，考慮舉行一次簡短的步行會議或站立會議。步行會議讓您走出辦公室，限制人數，然后你們都會神清氣爽地回來，準備開始工作！一天結束時的站立會議也可以非常有效。每個人都想解決問題，完成工作然后回家。
會議期間
有效地召開會議就是保持專注。在會議開始時，提醒與會者注意議程——您正在討論的內容，以及您計劃在該時間范圍內達成的確切決定和結果。
指定一名計時員，他不僅會確保您不會超時，還會在討論偏離主題時發出警告。鼓勵使用邊欄討論或安排單獨的會議來討論重要但與會議無關的主題。
想讓您的會議更有效率嗎？請參與者將手機靜音并將其放在桌子上。要求他們關閉筆記本電腦，除非他們準備在會議上展示信息。您的員工可能會拒絕，但請他們嘗試在會議中免費使用設備一周。您的談話將更加專注，與會者將更加投入。
如果您夠勇敢，請將實驗更進一步！作為實驗，使用會議代碼來衡量實際的美元成本你的會議。如果您這樣做幾天，您的團隊成員就會對會議的運行效率變得敏感。
最重要的是，指派某人做筆記。讓他們總結一般性討論，記錄決定、行動項目和后續步驟。我們建議使用一個簡單的應用程序來記錄幾分鐘，例如 Minutes.io 或 Less Meeting，因為此類應用通常內置了生產力和共享功能。
會后
沒有會議記錄的會議也可能沒有發生。您的會議記錄可以讓您回顧并總結會議內容，以便與可能受到影響的人分享。
將會議記錄發送給所有參加會議的人，以及可能感興趣的其他員工。我還建議指定一個人去跟進沒有參加會議的任何受影響的人。
本文中的一些建議似乎令人望而卻步。您的員工可能不喜歡在會議期間無法上網或發送短信。事實上，如果只有重要的利益相關者參加會議，并且沒有人在會議期間分心，那么你們所有人都會在更短的時間內完成更多的工作。我們都喜歡按時結束的會議！
如果您有保持會議重點的策略，請告訴我們。我們很想聽聽他們的意見。
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