我們今天想為您提供有關 VirtualPBX 電話系統中自動話務員功能的概述。但在我們開始這項任務之前，讓我們澄清一下，當我們提到以下任何名稱時，我們都在談論相同的基本電信技術：虛擬總機、自動服務員、虛擬接待員和自動柜員機。
這些術語在通信市場上隨處可見，但客戶通常不明白電話系統提供商通常指的是同一事物 – 無論術語如何。也就是說，重要的是要了解我們的Automated Attendant（或虛擬總機、接待員或出納員）做什么以及如何做它有助于您的業務處理來電。
用戶擴展的基礎
在像我們提供的任何VirtualPBX 電話計劃這樣的 VoIP 電話系統中，這些計劃的用戶被提供擴展。這些是簡短的數字代碼，用于指定個人或團體在整個系統中的身份。
例如，一家中型公司可以將擴展名 100 分配給其 CEO，將 101 分配給其 CFO，將 102 分配給其 COO。然后可以使用分機 900 創建 Ring Group，并且該特定組可以參考 100-102 分機撥打 900 時作為個人聯系。
呼入路由
值得注意的是，大多數情況下，這家中型公司的虛擬總機（我的意思是自動總機……對此感到抱歉）將接通這些分機。繼續這個例子，當來電者在他們的電話鍵盤上按 1 時，該企業可以組織其自動助理菜單以到達“管理”振鈴組，分機號 900。
企業總機號碼的任何來電者隨后會收到自動話務員的問候，只需按 1 即可將他們的電話轉接到管理人員。當來電者選擇撥打電話時，該組的最高管理層成員會看到他們的設備響鈴聯系他們。
根據辦公時間路由
虛擬接待員（再一次，我很抱歉）是大多數來電者聯系企業的第一步。然而，關于您的辦公時間，您可能希望呼叫者如何聯系您的公司，還有一些回旋余地。
VirtualPBX Phone Plan 配置的一個重要步驟是創建辦公時間。我們所有的商務電話計劃都可以讓您定義您的公司營業時間、午餐時間、休息時間和節假日時間。然后，您可以根據這些設定的時間讓呼入電話遵循預先確定的路線。
您開放的時間可能需要訪問您所有的部門。呼叫者自動到達自動助理的標準路徑在這里是合適的。
但是，當您在吃午飯時，將所有呼叫設置為在到達自動接待員之前先撥通單個用戶（例如現場接待員）可能會更有用。此外，您的下班時間可能需要更直接的路徑到公司范圍內的語音信箱，而該信箱根本不輸入自動助理問候語和路由。
IVR 異同
此時，您應該了解自動服務員、虛擬總機、虛擬接待員和自動柜員機必須提供的幾乎所有內容。它們是專業商務電話系統中直接且必不可少的部分，可根據您的喜好路由呼叫。
不過，除了所有這些要點之外，我們還可以做出一個區分?！敖换ナ秸Z音響應”系統或 IVR 一詞通常指的是與我們在本文中歸為一類的其他術語不同的東西。
您可能聽說 IVR 是一個通用術語，表示代表自動服務員等。盡管它們很相似，但 IVR 通常通過使用實時計算來確定應放置呼叫者的位置，從而達到更遠的距離。
IVR 通常具有語音識別功能，能夠響應口頭命令。如果您要對具有與上述管理示例類似菜單的 IVR 說“一”，您可能會被路由到管理組，而無需在鍵盤上撥 1。IVR 甚至可以識別單詞并將它們與預定義的組相關聯——例如短語“管理”、“CEO”、“c-suite”或“總裁”都可以映射到同一個管理組。
雖然這一切聽起來都令人印象深刻，但 IVR 布局不佳通常會讓呼叫者感到沮喪。我們之前在博客上討論過如何簡單的自動話務員腳本 可以保持來電者的參與度，并為他們提供與貴公司的良好體驗。
讓您的虛擬總機吸引來電者
大多數企業不需要 IVR 的廣泛覆蓋范圍。通過問候語中的幾句對話和適當的路由設置，您可以實現小型、中型或企業業務所需的一切。
確保設置您的營業時間并創建一個簡短的問候語，告訴來電者如何聯系到您。不要通過一次給他們一百個選擇來使呼叫者的旅程過于復雜。
您現在已經了解了虛擬總機的工作原理以及它可以為您的業務做些什么。您可以立即開始使用新的 VirtualPBX 電話計劃，并與我們的銷售團隊討論我們可以為您的業務提供的所有功能。我們很樂意幫助您開始使用、從當前提供商切換，或在現場免費演示中向您展示 Auto Attendant 的功能。