醫療辦公室電話禮儀的 8 條基本規則

電話禮儀提示

醫療辦公室每天都會接到無數電話。由于電話是患者和工作人員之間最頻繁的溝通方式，因此您如何處理患者來電會對您的聲譽和患者滿意度產生巨大影響。

但是，當您面對不斷響起的電話和一長串需要回電的患者時，您可能會被電話禮儀搞得不知所措。當發生太多事情時，您可能不會考慮在醫療辦公室接電話的最佳方式。

幸運的是，我們的醫療辦公室電話禮儀指南可以提供幫助。查看我們的提示，了解如何在醫療辦公室正確接聽電話。

1。避免使用醫學術語

醫學術語可能是您日常幕后詞匯的一部分，但大多數患者都會忽略它。這會讓他們感到沮喪，并覺得與你的辦公室脫節，所以最好完全避免行話。相反，用簡單的術語解釋任何醫學術語，以便任何患者都能輕松理解。您的患者會感謝您努力考慮他們的觀點。

2?？焖俅_定您的診所

無論您是接聽電話還是撥出電話，快速識別您診所的名稱非常重要?；颊呖赡軙蛞幌盗嗅t療辦公室撥打大量電話，因此他們有時可能會忘記他們正在打電話給哪個醫療辦公室。如果他們接聽電話，他們可能會懷疑或感到困惑，直到您正確識別您的診所并解釋您打電話的原因。

3。遵循 HIPAA 程序

健康保險流通與責任法案 (HIPAA) 要求醫療辦公室在處理電話時遵循某些協議。遵循這些協議將確保您保持合規并避免任何法律問題。例如，患者必須征得同意才能接聽與醫療、檢查、預約提醒等有關的電話。無法撥打電話用于電話營銷目的，辦公室必須提供免費電話號碼供患者回電。

4。解釋暫停的任何原因

在許多醫療辦公室電話場景中，您的前臺工作人員可能需要在通話期間暫停一下，以檢查是否有預約、查找文書工作或將來電者轉給醫生。無論暫停的原因是什么，重要的是要向患者解釋暫停的原因。 大多數人都知道等待時間短，但他們看不到發生了什么，將不勝感激。

5。給出一個大概的回電時間

如果電話中的停頓時間過長，來電者可能會感到沮喪，并想知道您為什么要讓他們保持等待來占用他們的時間。醫療辦公室電話最佳做法建議您不要讓他們等待，而是在您準備好解決他們的問題時再給他們回電話。確保為這些情況提供大概的回電時間，以便患者知道會發生什么——然后確保他們會回電！

6.醫療辦公室電話場景

人們致電醫療機構的原因有很多。他們可能需要有關您的辦公室和專業的更多信息，或者需要預約。無論您從事何種實踐，這些都是醫療辦公室電話場景的常見示例，但它們并不是唯一的。保險公司可能會打電話，或者其他企業可能會嘗試銷售醫療設備。無論對方是誰，您都應該始終以最專業的態度展示自己。這從通話的第一刻起就設置了良好的優先級。您處理患者電話的方式反映了辦公室的整體情況，留下良好的第一印象至關重要。

在任何醫療辦公室電話場景中都應遵循一些一般的電話禮儀注意事項。例如，您應該始終在兩聲或三聲鈴聲內接聽電話。此外，通常認為等待來電者先掛斷后再自己掛斷是一種很好的形式。避免打斷來電者，尤其是當他們是病人時。相反，在可能的情況下通過詢問相關的后續問題向他們表明您很專心。

可能很難知道如何結束醫療電話。一些辦公室工作人員可能會陷入沒完沒了的告別和感謝中，而其他人可能會突然掛斷電話，將來電者留在另一端。等待來電者先掛斷電話，然后立即掛斷是最禮貌的做法。這表明如果他們有任何最后一刻的問題，您不會急于幫助他們。

7.醫療辦公室電話腳本

確保接聽電話的人了解正確的電話禮儀的一種方法是為普通電話創建腳本。提前知道要說什么以及如何說可以減輕員工的壓力。當他們有一個腳本可以使用時，他們不再需要弄清楚如何在匆忙中恭敬地進行專業對話。一些醫療辦公室電話腳本允許空間適應談話的方向。無論您使用固定腳本還是適應性腳本，這兩種方法都可以讓您在每次通話中都融入適當的電話禮儀。人們根據自己的經歷來判斷地點，這通常始于第一個電話。

8.說清楚

電話交談已經有許多障礙需要克服：你們無法看到對方或看不到肢體信號，背景中可能有噪音，可能還有其他干擾因素導致難以集中注意力。出于這個原因，在所有電話通話中盡可能說清楚是至關重要的。這包括緩慢、平靜和大聲說話，讓電話另一端的任何人都能聽到您所說的一切。

管理您的醫療辦公室電話

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