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什么是自動助理？
您以前在向企業求助時可能聽說過“按 1 呼叫客戶服務或說出您希望聯系的部門的名稱”。這是通過自動話務員（自動話務員）完成的，該話務員無需通過接待員即可將呼叫者轉接至適當的接聽者。
自動助理也可以稱為數字接待員或虛擬接待員。通過使用自動助理，您可以確保您的客戶和潛在客戶與貴公司的合適人員取得聯系。
雖然聽起來很復雜，但設置自動助理非常簡單。
在這篇文章中，我們將介紹自動助理和電話菜單的工作原理、使用自動助理的好處，以及如何為您的企業配備自動助理。
自動助理系統的工作原理
當客戶致電企業時，他們會收到一條自動消息，指示他們通過撥號盤或語音響應進行交互。然后，客戶將被路由到他們希望與之交談的部門。
例如，當您致電 Comcast 時，您有多種選擇，包括計費、技術支持。按 1 尋求客戶支持（或說客戶支持），您的電話將轉接到客戶支持團隊。
自動總機與 IVR（交互式語音響應）
自動助理比 IVR 系統簡單得多。自動助理專注于呼叫路由，而 IVR 提供更高級的功能和自動化。如果合適，自動助理還會播放保持/連接音樂。
最終，IVR 是自動助理的更高級版本。IVR 系統更側重于自動化客戶服務和銷售任務。
例如，如果您致電您的有線電視公司，您可以通過輸入您的銀行帳戶信息通過電話付款?；蛘吣赡軙拥胶罄m電話，調查您的互動進行得如何。IVR 可以獲取來電顯示信息并將其與其他存儲的信息集成。
您可能遇到的另一個例子是快遞公司/服務。當您打電話檢查您的送貨情況時，自動系統會詢問您打電話的原因是否是當天晚些時候安排的送貨。這就是使用 IVR 系統的力量。
主要自動助理功能
查找自動助理服務時，請留意以下功能：
問候語
為您的自動助理錄制問候語（例如“感謝您致電 ABC Contracting！對于銷售，請按 1 或 s銷售，對于支持，請按 2 或說支持”）。您可以將現有的問候語上傳到 OpenPhone 或通過 OpenPhone 網絡應用程序錄制。
OpenPhone 等一些服務支持文本到語音的翻譯。因此，您只需輸入想要的問候語，OpenPhone 就會為您制作專業的錄音。
電話菜單對于自動助理的工作至關重要。您最多可以有 9 個選項——從 1 到 9?？蛻暨€可以使用語音命令來瀏覽電話菜單！因此，他們無需輸入 2 表示支持，只需說“支持”即可。
發短信
消費者喜歡能夠向商家發送短信，您敢打賭，很多人會嘗試向您的商家電話號碼發送短信。
大多數電話系統不支持向配置了自動助理的電話號碼發送短信。
OpenPhone 可以。當有人向電話號碼發送短信時，列為該號碼成員的每個人都會收到短信。因此，如果只有 1 個人，則該人將收到所有文本。如果該號碼分配給多人，這些人將能夠通過路由電話號碼發短信和打電話。
撥出電話
會員可以通過“IVR/路由號碼”撥打電話嗎？如果他們可以訪問該號碼，他們就可以。如果他們只是通過菜單選項接聽電話，他們將無法使用來電顯示上的路由號碼撥出電話。
自動助理的好處
自動助理看似簡單，但它們為小型企業和初創企業提供了許多好處。通過使用自動助理，您可以降低成本并更有效地擴展您的團隊。
降低運營成本
使用自動助理，您無需聘請接線員來轉接電話。由于呼叫路由是通過自動助理完成的，因此您可以為其他團隊雇用勞動力。
始終“開啟”
自動助理系統的一個好處是其 24/7 可用性?？蛻艨梢噪S時致電您的公司，即使是在節假日或非營業時間。
由于自動助理可以隨時轉接電話，因此您無需雇用多人來全天 24 小時服務。
呼叫路由
自動助理的主要重點是幫助進行呼叫路由。因此，自動話務員不會讓您的一名員工“猜測”哪個部門是正確的，而是將呼叫路由到他們希望與之交談的部門。這有助于確定呼叫的優先級并提高客戶服務效率并減少對接待員的需求。
讓您的公司看起來更大
初創公司和小型企業通常使用自動助理來使他們的企業看起來比實際規模更大。即使您只有一兩個團隊成員處理支持，您也可以使用自動總機系統來正確路由呼叫，并向您的客戶展示貴公司真正的專業程度。
自動話務員腳本
以下是一些可用于自動話務員系統的腳本示例。這些也稱為自定義問候語：
- “感謝您致電 [Company Name]。按 1 獲取客戶支持，按 2 獲取銷售，按 3 獲取賬單，按 4 獲取營業時間。其他查詢請按 0?！?/li>
- “您好。為了更好地為您服務，請按您想聯系的部門的電話號碼。1 表示銷售，2 表示客戶支持，3 表示技術支持，或者按 0 再次聽到這些選項?！?/li>
- “感謝您致電我們！我們很樂意將您引導至正確的部門。請說出您想聯系的部門名稱。您可以對客戶服務說“支持”，或對我們的銷售團隊說“銷售”。
使用 OpenPhone 設置自動助理
如果您的企業需要自動助理，請考慮使用 OpenPhone 的自動助理功能。
使用 OpenPhone，您可以在全球范圍內無限撥打電話，以幫助支持您的客戶、團隊成員和客戶。OpenPhone IVR 適用于 iOS、Android、Mac、Windows 和 Web 應用程序。您可以直接通過桌面或 Web 應用程序界面進行設置。
OpenPhone 擁有自動話務員系統所需的一切：
- 免費電話和本地號碼
- 通話和短信
- 自動通話錄音
- 在美國和國際上工作
- 清晰的音頻質量
- 工作時間
- 多個電話號碼綁定到一個帳戶
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