任何產品或服務公司的持續成功都需要滿足（甚至超越）當前和潛在客戶的期望。當您反思自己為建立品牌所做的努力時，也請花點時間考慮一下您每周花在接聽電話、回復聯系表格或轉接電話上的小時數。如果來電讓您或您的團隊無法做他們最擅長的事情，您可能已經考慮投資電話接聽服務。
雖然您走在正確的軌道上，但您很快就會發現，大多數傳統提供商對不支持遠程或混合勞動力不斷變化的需求的服務收取高價。與其向一家提供越來越過時的功能的公司支付高價，也許是時候考慮與虛擬電話接聽服務提供商簽約了。在您做出決定之前，請先了解什么是虛擬電話接聽服務，以及這種具有成本效益的解決方案如何幫助您的業務。繼續閱讀，了解在縮小選擇范圍和比較計劃時需要考慮的三件事。
什么是虛擬電話接聽服務？
在當今競爭激烈的市場中，各種規模的企業都在尋找降低間接成本和最大限度提高效率的方法，同時至少在競爭中領先一兩步。雖然許多客戶喜歡社交媒體帖子中嵌入的“立即呼叫”功能、訪問預先錄制的促銷信息以及編程為回答常見問題的聊天機器人，但當前的民意調查顯示 61% 的呼叫者感覺 交互式語音響應導致糟糕的客戶體驗。將近 30% 的人會放棄通話。人們更喜歡與現場代表交談。
虛擬電話應答系統可讓您的客戶與真人交談，即了解您如何開展業務的代表。您可以獲得聘請現場接待員團隊的所有優勢，而無需支付增加專用內部電話系統或支付額外工資的高額費用。您的投資確保每個電話都能得到及時接聽，您的來電者會被引導至最合格的團隊成員來解決他們的問題，而您尊貴的客戶永遠不會覺得他們在自生自滅。要啟動并運行這種具有成本效益的安排，您只需要一臺 PC、互聯網連接和信譽良好的虛擬電話接聽服務提供商。
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虛擬電話接聽服務有哪些優勢？
盡管您盡了最大努力，您（或您的團隊）可能無法接聽所有來電。您可能正在趕時間、參加重要會議或與供應商通話。每個來電者不僅會從您的品牌中獲得他們期望的人際關系，而且您與虛擬電話接聽服務提供商建立的關系也會確保您的來電者覺得他們在每次對話中都得到了解決方案或朝著解決方案邁進。知道您的來電者獲得了他們應得的服務水平，您不僅會高枕無憂，而且您一定會感謝您的虛擬接待員可以提供的以下任何數量的服務：
- 能夠同時響應多個呼叫
- 有人值守轉接，幫助您的團隊做好應對復雜電話的準備
- 在您或特定團隊成員不在時接收消息并轉發信息
- 為遠程工作人員提供重要會議的撥入號碼、鏈接和代碼
- 將新的潛在客戶添加到您的企業客戶關系管理 (CRM) 系統
- 代表您預約、處理取消和安排（或重新安排）會議
- 清除垃圾郵件、robocalls 或不需要的招攬
- 撥打電話跟進客戶、向供應商下訂單或取消訂閱
- 通過實時聊天或社交媒體與主動聯系的客戶互動
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選擇提供商時要考慮的三個因素
一旦您感到將一天的大部分時間都浪費在虛擬接待員本可以處理的任務上而感到刺痛，您也可能想象過，如果您（或您的員工）有更多時間用于滿足其他業務需求，您的業務會獲得更多利潤。既然您知道投資虛擬電話接聽服務可以幫助您在 客戶服務的許多方面，您還需要知道幾個重要因素往往因公司而異。在承諾之前，請查找有關以下詳細信息的信息，以確保您選擇的服務提供商對您的業務最有意義。
#1 – 將您的公司電話號碼鏈接到任何數字設備的能力
隨著越來越多的企業將數字通信的各個方面轉移到云端，許多企業最終支付高價以確保他們的基地得到覆蓋。與其為傳統電話線、移動計劃以及視頻、傳真、商務 SMS 等的訂閱費單獨支付費用，不如考慮通過提供捆綁定價和用戶友好平臺的提供商整合您的所有通信需求。
確認您還可以將您的公司電話號碼（或多個號碼）鏈接到任何數字設備。此功能可確保代表您公司的任何人都好像是從中央位置呼叫的。不再使用個人電話不僅會立即提升您作為成熟專業人士的聲譽，而且該功能還有助于降低您的電話被接聽者忽略的風險，因為接聽者會避免使用他們不認識的號碼聯系。
#2 – 每個用戶帳戶的混合和匹配服務選項
一旦您找到允許您以負擔得起的價格選擇所需功能的提供商，就該開始比較細節了。盡管將您的通信需求整合到一個平臺會顯著影響您的每月開支，但請花點時間確保您選擇的公司允許您混合搭配他們的服務。
如果沒有這種靈活性，您最終可能會為一些團隊成員不需要的服務付費。您還應該避免在沒有時間確保您從投資中獲得預期價值的情況下簽訂長期合同。尋找能夠提供按月服務、批量折扣并能夠隨著業務需求的發展擴展服務的供應商。
#3 – 公司虛擬接待員的培訓和專業知識
當您投資于虛擬電話接聽服務的好處時，他們的呼叫中心人員代表您的品牌。由于該代表可能是呼叫者與之互動的第一人，因此呼叫中心全體員工都必須經過無可挑剔的培訓、技能高超，并且具備不時緩和潛在緊張局勢所需的專業知識。人際交往能力欠佳的虛擬接待員可能會導致比他們解決的服務問題更多的問題。
最好的虛擬代表會認真對待您的業務需求。他們還接受過培訓，可以調整自己的風格，以一種不會助長他們不滿之火的方式與不同氣質的人交流。當您瀏覽多個虛擬電話接聽服務提供商提供的服務并比較它們的價格時，請花幾分鐘時間確定他們的呼叫中心是否位于受過全面培訓的托管設施內。
您的中小型企業能否從虛擬電話接聽服務中受益？
隨著商務溝通的發展，許多中小型企業主、自由職業者和個體企業家都感到接聽（或接聽）電話的壓力，而您可以委托給虛擬接待員接聽（或接聽）電話。無論您是在尋找與舊電話系統融合的經濟高效的服務，還是讓您的員工通過任何設備與您的公司電話號碼聯系的通信解決方案，請訪問 Phone.com 查看我們的計劃、定價、產品和特征。您只需為所需的服務付費。
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