您可能會認為視頻會議是電話交談和個人會議的結合，但它實際上是一種完全不同的東西。
通過虛擬方式讓多人聚在一起是一個相對較新的概念，這些會議的禮儀仍在不斷發展。常識性規則源自電話交談、錄像帶和部門會議，但這三種影響的結合創造了一個新的工作規則領域，僅適用于視頻會議。
遵循這些基本規則并加以擴展以適應您的個人工作文化：
他們看到了什么
視頻會議的視頻部分旨在吸引注意力，而不是分散人們對正在討論的重要問題的注意力。
- 從您的工作環境開始：快速瀏覽一下觀眾將看到的背景。如果您在辦公室環境中，視野應該沒問題。如果您在家工作，則可能需要安排一面空白的墻壁或其他不起眼的背景。
- 避免使用非常鮮艷的顏色或繁復的印刷品。避免條紋和純紅色、白色或黑色。最好的選擇是純色柔和的襯衫或與背景融為一體的套裝。畢竟，您希望注意力集中在您的工作上，而不是您的衣服上。
- 看著鏡頭并保持目光接觸。打字可能是您演示文稿的重要組成部分，但向下看可以讓您的聽眾清楚地看到您的頭頂。向后坐，向下看，然后再次向上看向鏡頭。
- 盡量減少身體動作，以免分心。如果你是一個在說話時經常用到她的手的人，訓練自己把手放在面前的桌子上。避免在鏡頭前快速來回移動，盡量減少頭部移動。任何連接不佳的人都會將這些視為木偶般的斷斷續續的動作。
他們聽到的
- 在沒有干擾噪音的地方設置您的會議區。沒有人想聽到卡車從外面疾馳而過，孩子們在隔壁房間里互相追逐，或者電話在你桌上響起。將手機靜音，讓其他人離開屋子，并在您能找到的最安靜的地方安頓下來。
- 摘下任何會讓人分心的叮當作響的首飾。您的迷人手鏈或項鏈系列可能是標志性的時尚宣言，但它們發出的叮當聲甚至會分散最專注的聽眾的注意力。手鐲撞到麥克風不會引起嚴肅的商業討論。
- 在與會者在線聚會之前測試您的設備。您希望能夠在不提高聲音的情況下清晰地說話和被聽到，但音量水平應該讓所有相關人員都感到舒適。如果有人說他們聽不到您的聲音，請在提高聲音之前檢查您的麥克風或調整音量控制。清晰而緩慢地說話，以便每個人都能聽懂您的發音。
- 記下每個人的名字，這樣你就知道你在和誰說話。不要在別人說話時插嘴或打斷他們。等到對話自然中斷后再添加任何內容。
- 最后，避免與辦公室中的任何其他人閑聊。你的目的是與視頻會議中的每個人交談——這是你的首要任務。除非出現緊急情況，否則您應該保留所有外部電話和對話，直到會議結束。