當您添加所有者和經理必須處理的各種業務電話時,它會變得更加棘手。您可能想知道如何平衡這兩個角色,在接聽客戶、供應商和其他人的電話的同時仍然全職經營您的業務。
這并不總是那么容易,但有一些方法可以讓您更輕松地平衡幕后角色和一線角色。
這里有一些需要考慮的事項,當您不知道如何保持工作與生活的平衡時,這些事項可能有助于減輕一些壓力。
分開電話線
在親自經營業務的同時接聽業務電話的一個問題是,來電可能會占用您的業務電話線。
您的來電很重要,但潛在客戶的來電也很重要,他們只是想詢問營業時間或舊促銷活動是否仍在進行。要解決此問題,請為您的所有者/經理呼叫和撥打公司電話設置單獨的電話線(或號碼或用戶分機)。這可以很簡單,就像擁有一部專供商務使用的手機,但如果您將營業地點也用作管理問題的運營基地,您也可以選擇專用固定電話。
值得信賴的助手
根據您必須接聽的電話類型,您可能不需要自己處理所有電話……至少不需要馬上處理。
考慮雇用一名助理(或虛擬助理)來接聽電話并為您留言。這使您可以在更方便的時間回撥來電,并且比簡單地使用語音郵件詢問消息更加個性化。在某些情況下,您甚至可以讓您的助手回答常見問題或處理某些情況,因此您根本不必回電話。即使您確實需要回電,您也已經知道來電的內容,所以事情會進行得更快。
保持簡短和甜美
與供應商交談時,這不是什么大問題,但與其他經理或客戶交談時,您可能會發現通話時間比您希望的要長。
很容易陷入談話中而忘記時間,但這段時間本可以專注于您的業務運營。不要粗魯或催促與你交談的人,但要盡量保持談話的主題并繼續前進。如果您積極嘗試讓事情順利進行,您會驚訝地發現可以節省多少通話時間。
安排您的電話
如果您需要打電話,請盡量安排在一天中較慢的時間。
這讓您有更多時間交談,還可以確保您在業務繁忙時不會忙于打電話。如果您有很多電話要打,請嘗試在事情變慢后立即開始;這可能會提前安排您的日程安排,但它可以幫助您在緩慢的時期安排更多電話。
詢問是否可以回電
如果電話打進來的時間不合適,請聊一會兒,看看是誰打來的,然后看看是否可以將電話重新安排在以后的時間。
簡單說明一下目前很忙,等忙完了再打過來。雖然您可能偶爾會接到堅持要立即通話的來電者,但大多數人都會理解并在他們即將到來的時間沖突時通知您。
后退
如果您發現自己無法在業務中的實際操作角色與處理所有所有權/管理電話之間保持平衡,您可能需要雇用額外的管理人員來幫助減輕您的負擔。
這并不意味著您必須完全退出全職工作;相反,您將有其他人可以在您忙碌時接管工作,并且您可以信任他來讓事情按照您希望的方式進行。