您的企業準備好迎接遠程員工了嗎？
今天的勞動力看起來與十年前大不相同。越來越多的公司不僅允許員工在家工作，而且還鼓勵員工在家工作。在最近的報告 FlexJobs 和 Global Workplace Analytics 發現，遠程工作在過去五年中增加了 44%，在過去十年中增加了 91%。如今，有 470 萬人（占美國人口的 3.4%）在家工作。一項 FlexJob 調查發現，74% 的受訪者認為靈活工作已“成為新常態”。
遠程工作曾被視為生產力的阻礙，但通過正確的工具和監督，它可以降低運營成本、提高員工滿意度并有助于減少碳排放和更少的流量。所有有價值的好處，但也許更重要的是，它還可以在緊急情況下提供可行的解決方案，這是目前許多企業主的想法。有時情況使人們不能或不應該進入辦公室。貴公司有計劃嗎？
如果您的小型企業還沒有準備好支持完全移動的員工隊伍，現在是時候了解您可以做些什么來準備，以防萬一出現您的員工無法再進入辦公室的情況。
遠程工作情況的最佳實踐
有多種因素會影響您部署遠程勞動力功能的速度和輕松程度，包括保持運營運行所需的工作類型、您的技術基礎架構和內部支持只是少數。無論您遇到什么情況，這里有六種適用于任何環境的最佳做法：
1.開誠布公地交流。
考慮到對未知的恐懼一種基本的恐懼。在新出現的危機或緊急情況下，未知會迅速導致高度焦慮甚至恐慌。雖然您可能并不總是擁有減輕員工恐懼的所有信息，但您應該至少經常交流您所知道的信息，尤其是與您的組織相關的信息。讓所有員工了解危機如何演變和影響您的業務、您的組織如何應對以及他們在短期內可以/應該做什么可以幫助緩解焦慮。它還表明您最關心員工的健康和福祉。
2.設定期望。
如果您需要在緊急情況下支持遠程工作人員，請務必根據每位員工的個人角色設定期望值。詳細說明他們要完成的任務、他們預計的工作時間（如果有規定的小時數）、他們要遵循的流程以及他們在緊急情況下要向誰報告。建立績效指標來跟蹤生產力。經理將在確保向他們的下屬明確表達期望、跟蹤每個人的績效并提供反饋方面發揮關鍵作用。
3.詢問員工他們需要什么支持。
如果您必須在緊要關頭創建或增加遠程工作能力，您的員工可能需要支持來準備他們的遠程工作空間。根據您公司的結構，您可以指定一個人來管理請求或爭取經理的幫助來接觸他們的每個員工。你會想知道他們是否具備基本條件，例如可靠且安全的互聯網/wifi 連接、用于登錄電子郵件和執行任務所需的其他應用程序的計算機或備用設備、電話連接、某種合適的辦公空間等。收集信息，然后與您的團隊合作，為人們提供工作所需的信息。
4.利用非緊急時間發現技術/空間需求方面的差距。
考慮到第 3 點，最好在緊急情況出現之前對員工進行調查，以了解誰擁有足夠的遠程能力以及誰需要幫助來提升能力。如果您想成為一個能夠在危機中快速行動起來的靈活組織，重要的是要提前知道您的漏洞在哪里，這樣您就可以主動規劃以減輕這些風險。與組織中的 IT、人力資源、安全或任何其他部門合作解決任何問題，并確保員工高效工作所需的材料和設備可用。
5.為員工提供在家工作的技巧。
您的許多員工以前可能從未在家工作過，并且不確定如何充分利用他們的新工作環境。很容易分心、拖延、允許被打擾并降低工作效率。以下是您可以為不習慣在家工作的員工提供的一些資源，讓他們對遠程工作感覺更自在：
PC 雜志 – 在家工作的 20 條建議
福布斯 – 在家工作的五個重要提示
公司。– 11 個在家工作的最佳生產力技巧
6.提供使員工保持聯系的解決方案。
雖然許多人可能更喜歡在家工作，但它也會讓人感到孤立，尤其是對于習慣于與他人一起工作的員工而言。蓋洛普表示，21% 的遠程工作者表示 他們最大的掙扎是“孤獨?！睂τ谀切┬枰膯T工，他們建議建立在線群聊，以鼓勵定期的虛擬“走廊聊天”和/或每周一次的“電話樹”，讓遠程員工可以聚集在一起討論工作場所的話題。
根據蓋洛普的說法，無論您的員工是否喜歡遠程工作的孤獨，重要的是要確保他們不會與組織“隔絕”。管理者必須齊心協力，讓員工“引人注目，并將他們的進步、發展和認可放在首位”。他們不僅要參與他們的工作，還要參與您的組織。
Phone.com 技術如何提供幫助
Phone.com 全天候 24/7 可用，以幫助您為最壞的情況做好準備。我們提供 50 多種基于云的功能，讓您的遠程員工無論在何處工作都能保持聯系和能力，例如視頻會議服務、全球號碼、SMS 文本消息以及多種生產力和業務應用程序，例如 Salesforce、Zoho、Zapier和觸覺。借助 Phone.com，您可以快速建立和支持完全遠程的員工隊伍——所有這些都來自一個直觀的 Web 界面。只需幾分鐘，您就可以做各種事情，例如：
- 設置自動助理以將呼叫者轉接到合適的人
- 錄制應答并保留通知，讓來電者了解您的企業在緊急情況下的運營情況
- 使用我們的 Live Receptionist服務確保有人接聽電話，即使你的員工不能
- 使用無限會議進行遠程會議
Phone.com 在緊急情況下如何支持客戶
Phone.com 隨時準備在緊急情況下以及客戶需要我們的任何時候為他們提供支持。以下是我們在幕后所做的工作，以確保我們始終做好準備，以便我們的客戶始終做好準備：
- 我們在非緊急時間進行遠程工作測試，以確保我們做好準備
- 我們的網絡具有多個地理位置冗余的辦公室和數據中心
- 我們為所有地區的員工提供遠程工作能力
- 如果需要，我們為所有 Phone.com 地點制定了業務連續性和健康與安全計劃
從長遠來看，遠程工作可能不適合您的公司，但通過 Phone.com 和上述最佳實踐，您可以調整您的業務以迎接挑戰可能會出現緊急情況。通過為您的員工提供他們在危機中保持生產力和效率所需的技術和協議，您可以確保您的業務保持強勁，并且您的員工盡可能安全和高效。