與傳統的固定電話系統相比，設置互聯網協議語音 (VoIP) 服務更快、更簡單。根據您選擇的供應商和功能，此設置可以在幾分鐘內完成。
但是，雖然下載和自定義步驟幾乎是即時的，但在您的手機系統完全正常運行之前，可能還需要滿足其他要求。
快速鏈接：設置 VoIP 電話系統
- VoIP 的好處
- 您的基本 VoIP 設置
- 如何規劃??輕松切換
- 保持相同的電話號碼
- 示例 VoIP 呼叫結構
- 選擇提供入職培訓的 VoIP 供應商
- 進一步閱讀
設置 VoIP 電話系統的好處
VoIP 為您的統一通信設置帶來了廣泛的優勢。除了 移動應用程序功能和用戶友好的設計之外，現代電話系統還有好處多多從小型企業的角度來看。通過查看這些優勢，潛在的 VoIP 用戶可以更好地選擇正確的解決方案。
簡單。VoIP 電話是現代企業的優質解決方案，主要是因為它們簡化了傳統的復雜的技術。在 VoIP 之前，商務電話系統設置涉及：
- 認證技術人員
- 多次安裝預約
- 與貴公司的 IT 部門協調個別設備培訓和設置
- 一個專門用于數百米布線的房間
在考慮現代初創企業和斗志旺盛的小型企業時，這些繁瑣的要求顯得很滑稽。此外，完全基于云的電話系統（與 SIP 電話相反）消除了對桌面電話的需求 — 讓設置就像下載應用程序一樣簡單。
敏捷性。 通過簡化的無硬件方法，管理人員可以輕松調整團隊和呼叫設置。當需要進行這些類型的更改時，固定電話以前需要重新布線并與電話公司保持密切聯系。使用 基于云的 VoIP 技術，但是，添加用戶、創建電話號碼、記錄語音郵件消息、設置營業時間就像調整您的電子郵件首選項一樣簡單。
設置 VoIP 系統時，進行這些調整的最佳時間是在開始服務之前。確保您的 VoIP 供應商在服務的前幾個月提供專門的入職專家。這使銷售和支持團隊經理能夠正確地使用該軟件以發揮其最大潛力，并避免新手因缺乏平臺經驗而犯錯誤。
可擴展性。VoIP 使管理人員可以根據業務量需求自由擴大和縮減其團隊，但它也提供了一個穩定的框架與您的公司一起擴展。大多數VoIP 電話系統都可以通過訂閱服務?；谠频慕鉀Q方案的優勢是即時反饋。如果您的團隊決定他們需要更強大的計劃，您可以在幾秒鐘內升級。這也意味著定價是按比例計算的。如果您不再需要特定號碼，只需將其刪除，您就不會再被收費。對于對現金流有濃厚興趣的成長型公司來說，這是一項必備功能。
沒有什么是一成不變的。對于較舊的固定電話系統，硬件、維護和合同規定您必須在一定時間內使用該服務。使用軟件訂閱模式（有人說 SaaS 嗎？），情況已不再如此。
年度定價計劃可能會節省大量成本，但猶豫不決的公司full switch 可以選擇按月付款。這種增加的靈活性意味著您可以像一家公司一樣快速行動，而不必擔心繁重的承諾。
設置 VoIP 電話系統的 4 個步驟
全面設置您的 VoIP 電話系統涉及許多團隊特定的要求和細節。然而，這四個步驟確實讓您可以誠實地了解如何立即最大化您的電話系統，和/或在免費試用期間看到它的潛力。
1.指定管理員和用戶
管理員是負責控制您的電話系統設置和管理其他代理的員工。更具體地說，管理員是有權訪問您電話系統控制面板的員工。盡早指定這些代表意味著他們將出席所有培訓和入職活動，成為導航平臺的首選專家。
用戶是每天在手機上的代表。管理員應該相當準確地估計他們將添加多少用戶，以及這些電話號碼將如何隨著業務增長、季節性擴展等而波動，因為幾乎所有電話系統都會為每個用戶支付額外費用。
此外，在構建您的來電結構時，需要為這些用戶分配團隊。在您真正開始接聽電話時，盡早考慮這種授權將有所幫助。
2.創建語音郵件和 IVR
交互式語音應答 (IVR) 是一種自動化系統，可讓用戶與智能呼叫路由系統進行交互。理想情況下，IVR 將幫助您的客戶自行找到所需信息，避免不必要的接觸并快速解決問題。
此外，作為首要行動之一，每個用戶都應該創建一個獨特且個性化的語音郵件消息?？蛻魧㈦娫捯暈槁撓灯放拼淼闹苯臃绞?。無休止的鈴聲給人留下了錯誤的印象。精心設計的語音郵件消息超越了形式 – 它有助于創建有凝聚力的品牌標識并與客戶建立共鳴。
3.設置通話時間
這是一個非常容易被忽視的基本步驟，但未能為您的企業（和個別線路）設置營業時間可能會導致很多挫敗感客戶。
如果電話響起卻無人接聽，客戶會覺得自己被忽視了。如果他們收到一條消息，讓他們知道在正確的時間回電，他們至少會有切合實際的期望。
請記住為您的主線和個別分機設置開放和關閉時間。如果您在多個地點運營，請考慮時差，并考慮 替代工作安排以適應非本地人業務。
4.與其他工作流集成
使用 VoIP 技術的最大優勢是能夠連接手機 與其他通信工具。
這些資產過去是孤立的；通過一個渠道收集的任何信息都必須在另一個渠道中手動復制和更新。結果，團隊內部的溝通受到影響，客戶體驗受到官僚主義的侵蝕！
沒有更多了。在您的電話系統中收集的重要信息會在客戶管理和潛在客戶跟蹤軟件中自動更新。此外，此信息可跨團隊訪問，這意味著當員工之間發生交接時，您的客戶體驗不會受到影響。
如何計劃輕松切換到 VoIP
從固定電話切換到 VoIP 通常需要多長時間？
基于云的 VoIP 應用程序的安裝和實施可在短短五分鐘內完成，具體取決于所需的提供商和定制。但是，當從固定電話服務或其他 VoIP 供應商切換時，還需要考慮其他技術方面。
試用期。 在購買 VoIP 電話解決方案時，公司應在免費試用期內親身測試新系統。這使管理人員有時間在購買之前探索軟件集成并比較供應商。一些免費試用將持續長達一個月，但您可能會在幾天后明確知道某個解決方案是否適合您。
號碼移植。 下面詳細討論，如果您想保留當前使用的相同電話號碼（您這樣做），您需要為移植過程預留一到兩周的時間。由于必須先從您之前的運營商處釋放電話號碼，因此存在這個可變的時間范圍。
（注意：攜號轉網通常涉及一筆小額的一次性交易費用。）
切換到 VoIP 會增加成本嗎？
如果更換供應商涉及違約，可能會產生額外的相關費用。但是，如果您的新 VoIP 服務提供較低的用戶或每分鐘通話費率，則有可能抵消這些損失。不過，如果您采用的是按月付費計劃或使用全新號碼開始服務，這應該不是問題。
計劃定價因 VoIP 供應商而異。一般而言，訂閱服務以按月或按年，長期承諾可享受折扣。
號碼移植：如何保持相同的電話號碼
從固定電話服務切換到 VoIP（或在 VoIP 供應商之間）時，您不想丟失當前的電話號碼。它們發布在社交媒體、您的網站、行業網站和電子郵件簽名上。這就是您的客戶學會聯系您的方式。
切換到新號碼會導致數周的系統更新、沮喪的客戶和錯失商機。
號碼移植是 VoIP 解決方案的標準程序，在轉換到新的電話系統時，您可以保留相同的號碼。
移植涉及四個基本方：您、您當前的提供商、您的新提供商和網絡運營商。公平警告，這不是一個超級簡單的過程。但是，如果您準備好正確的文件，則可以快速輕松地完成。
首先，您的新電話服務將處理絕大多數文書工作（如果他們不能為您完成這項工作，我們建議您尋找另一個系統?。?。您只需要提供：
- 您當前的電話提供商的名稱
- 每個號碼的賬戶所有者姓名
- 與每個數字關聯的完整地址
- 每個號碼的最后一張賬單副本
所有基于區號的電話號碼都有客戶服務記錄（CSR)。如果您能提供這份文件，它包含幾乎所有必要的信息，從而加快流程。
完成這一步后，您就可以徹底結束與以前的電話提供商的聯系了。您的新企業 VoIP 服務將處理從這里開始的所有互動。
授權書 (LOA) 將提交到您的舊系統，并且將與運營商（例如 Voxbone 或 Twilio）安排移植請求。這可確保您的號碼正式有效且可訪問。
攜帶時間取決于客戶及其當前的運營商。您當前的合同約定是什么？需要驗證哪些信息？此外，他們移植到/從中移植的國家和服務也很重要。在歐洲，通常至少需要 14 個工作日，最長可達數月。您還需要提供用于激活的地址/ID 文件。
如何構建您的 VoIP 電話系統
如前所述，部分原因使 VoIP 成為 small businesses 是它賦予管理者即時調整和修改團隊結構的力量?，F代商務電話系統具有許多超越簡單語音通信的關鍵功能。
以下是構建銷售或支持團隊的一些有益方法。
同時響鈴。客戶在時間緊迫時使用電話。同步響鈴設置無論如何都要確保有座席接聽電話。每個代理都會收到來電通知，誰先有空就會接聽電話。
呼叫路由。 找到代表很重要，但找到合適的代表也很重要。級聯結構嘗試按相關順序一次只響鈴一條線。
例如，多個支持代表可能能夠協助處理賬單查詢，但從您的應付賬款代表開始是有意義的。如果他們不可用，電話將自動轉到另一位客戶支持助理。如果沒有可用的客戶支持代表，也許下一步就是給支持團隊經理打電話。
這里的目標是將客戶與知識淵博的代表聯系起來，無論個人是否有空。
共享收件箱。支持和銷售團隊需要無縫協作。任何客戶詢問都不應得不到答復，任何合格的銷售線索也不應得不到追究。讓多個用戶訪問同一個 語音郵件收件箱改善響應時間、解決問題的時間并贏得交易.將用戶添加到共享收件箱是一個簡單的步驟，可以立即產生積極的結果。
最后的想法：入職的價值
全面的產品研究和免費試用階段將幫助您選擇和配置適合您業務的 VoIP 提供商，但有一個友好的指南會有所幫助當你被卡住時。
我們的建議？選擇一家 VoIP 供應商，在服務的頭幾個月為您提供專門的入職專家。這位倡導者將幫助您排除任何錯誤，鞏固您最重要的工作流程，并通過 QoS 路由器優化提高連接質量。
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