VoIP 是一個首字母縮寫詞，代表互聯網協議語音。它可以定義為通過數據網絡撥打的電話。
當談到他們的商務電話系統時，大多數人更喜歡 VoIP，因為與傳統電話公司相比，VoIP 服務提供商的成本更低。這是因為電話呼叫通過數據網絡而不是電話公司的網絡。
VoIP 商務電話系統的工作原理
VoIP 的工作原理是將模擬語音通話轉換為數字語音通信，然后進行傳輸通過互聯網寬帶。傳輸類似于其他類型數據（例如電子郵件）的傳輸。換句話說，它將語音振動轉換為壓縮數字信號，再轉換為互聯網協議數據包。
如果用戶使用的是普通電話，這些 Internet 協議數據包將被傳輸并轉換為常規電話信號。從本質上講，VoIP 允許計算機用戶和企業從配備了 VoIP 電話的計算機撥打電話。
溝通范圍
人們可以通過 VoIP 進行通信的 5 種不同方式，總結如下：
- PC 到 PC：允許兩個人之間進行通信的要求是聲卡、麥克風和揚聲器或耳機。
- PC 到手機：在這種情況下，PC 用戶只需要一個耳機。收件人將像普通情況一樣接到電話。
- Phone to Phone：需要 VoIP 適配器。來電者應該在接聽者通過手機接聽電話時收到它。
- IP 電話到電話：作為呼叫者，您需要有一部 IP 電話才能進行通信。信號將通過 IP 網絡傳輸，接收者可以在他或她的手機上接聽電話。
- IP 電話到 IP 電話：IP 網絡允許通信。呼叫從兩端通過網絡傳輸。
如果您有 VoIP 電話，您可以連接到提供商通過以下三種主要方式之一：
- 以太網和 Wi-Fi：這是最傳統的選項。在這種情況下，可以通過這兩種技術之一將他或她的 VoIP 電話直接連接到 IP 網絡。
- 模擬電話適配器：連接到網絡并操作模擬電話，模擬電話通過墻上插孔連接。
- Softphone：它是安裝在計算機上的應用程序。為此，您的計算機應配備揚聲器、麥克風和耳機功能。電話界面顯示在顯示器上。它通過點擊或輸入要撥打的號碼來操作。
VoIP 為您的企業帶來的好處
世界各地的公司都采用 VoIP 協議作為他們的商務電話系統，因為這種方法對您的業務具有廣泛的優勢。以下是最重要的：
降低成本
與傳統電話相比，撥打 VoIP 電話更便宜。其原因已在上文段落中解釋。撥打長途電話時，可以清楚地看到對成本的影響。此外，由于使用單一網絡傳輸語音和數據，還可以節省一些費用。因此，降低成本意味著您可以使用其他重要實體的資源來推進您的業務。
多功能優勢
與同行相比，這是 VoIP 用戶享有的優勢。在這種情況下，您所需要的只是良好的互聯網連接。從普通的電話通話，可以隨時享受視頻會議通話。這是雙重好處，因為您無需長途跋涉即可與客戶取得聯系。這也節省了運輸成本。呼叫中心座席還可以在任何地方方便、輕松地工作?？偠灾?，VoIP 用戶可以在訪問其他應用程序（包括互聯網）的同時通過電話與某人通話。
靈活性
在這種情況下，您可以使用傳統電話和 VoIP 轉換器。將轉換器插入電腦后，它會感應到來自傳統手機的信號。然后，該信號被轉換為數字數據，可以輕松地通過互聯網進行路由。打開計算機后，您將收到同一號碼的電話，因為系統將為獲取您的 VoIP 號碼留出空間。換句話說，可以更快地進行虛擬會議、附加文檔和共享數據。最后，您可以在此方便地添加、移動甚至更改電話分機和位置。
便攜性
在任何地點只要互聯網連接良好，都可以方便地登錄您的網絡電話。此外，通過電子郵件，您可以使用 IP 電話訪問 VoIP 系統。這是可能的，因為任何 VoIP 電話都有一個內置到設備的地址。
讓我們更具體地了解 VoIP 如何與您的客戶服務和客戶體驗部門合作。
客戶服務經理如何使用 VoIP？
服務交付是您業務成功的主要因素之一。在這種情況下，VoIP 可以說是幫助改善客戶服務的最佳平臺，這對客戶服務經理和副總裁來說很重要。
這不僅對大公司很重要，對小企業也很重要。企業應提供客戶服務。技術可以將重要性聯系起來客戶服務達到主要利益相關者關注的底線。
另一方面，技術意味著效率、可靠性和服務時間大大提高。對于小型公司而言，VoIP 對于為其電話系統添加層至關重要?？紤]到這一點，VoIP 是任何客戶服務經理和副總裁都渴望獲得業務成功的替代方案。
在任何一種情況下，任何通過電話進行查詢或類似事情的客戶都應該聯系到合適的人員。VoIP 是避免延遲和將呼叫轉移到錯誤分機的不便所必需的，這可以通過擁有一個大型電話系統來管理電信來實現。
VoIP 如何改善客戶體驗？
客戶體驗可被視為決定您的業務能在市場上持續多久的重要因素。如果客戶體驗到令人印象深刻的優質服務，他們就更有可能考慮您，并與他人談論您的業務，從而轉化為更多的發展機會。
要實現這一切，技術仍然起著主導作用，在這種情況下，VoIP 是最好的選擇。要了解 VoIP 如何改善客戶體驗，請考慮以下因素：
交互式語音應答 (IVR)
交互式語音響應 可以分成兩部分：
- 聯系方便，付款快捷
通過 VoIP，客戶可以從易于導航的菜單中選擇他或她希望與之通話的部門。作為管理者，應該確保菜單簡單明了，沒有任何歧義。至于快速支付，可以撥打一個號碼并進行支付，而不是通過 VoIP 上網。
- 管理通話監控
這是一個有用的工具，可以幫助您培訓員工。此功能允許經理或培訓師加入雙方之間的通話。請注意，代理（實習生）和客戶并不知道對方正在聽他們的談話。此時，培訓師可以與座席耳語并為其提供實時答案，而無需轉移電話。請注意，來電者聽不到培訓師對座席耳語的內容，但座席可以通過經理現場指導實時回答問題。
呼叫隊列
高呼叫流量導致排長隊，這意味著一些呼叫者將保持等待狀態。眾所周知，客戶不喜歡等待，這可能是一個巨大的有些負擔沒有答案。為了不失去等待的客戶，您可以使用 VoIP 的高級選項。
這涉及到個性化來電者的體驗 在等待時播放一些個性化的音樂和周期性的等待信息。提供隊列中的位置對于幫助客戶確信他們的呼叫將在幾個之后被考慮是很重要的。
客戶關系管理 (CRM) 集成
為了提高效率，可以考慮 將 VoIP 電話系統與 CRM 軟件集成。整合勢在必行。它使 CRM 數據在通話時可用，從而縮短了代表的時間。為了更深入地了解這一點，一旦個人撥打電話，系統將能夠檢查電話號碼并將其與 CRM 帳戶中存儲的號碼相匹配。
匹配后，它會顯示一個彈出窗口，提供有關來電者、客戶詳細信息和歷史記錄的詳細信息。有了這個，接聽電話并以他或她的名字提到這個人會給客戶留下更深刻的印象。
再次通過系統，您可以將自動通話記錄添加到客戶的賬戶中。與手動方式相比，這很方便。最后，點擊-to-call 是另一種工具，它允許代表只需單擊聯系人的電話號碼即可撥打電話。這有助于最大限度地減少撥號時間并消除人為錯誤。
VoIP 提示和最佳實踐
監控回叫，以確保代理一次就做對
您應該對客戶是否必須回電進行分析。如果您允許代理在第一時間就把事情做好，那么可能花費的額外時間意味著客戶在第一時間就已經有了解決方案，從長遠來看，這會節省成本。
在任何特定時刻，電話都應優先于電子郵件
兩者的區別在于響應的時間。對于打電話的人來說，這意味著他或她需要對給定主題的即時反饋。另一方面，如果一個人發送了一封電子郵件，它表示他不一定需要立即回復?；貜碗娮余]件可能需要幾分鐘、幾小時或幾天。
修改您的服務以適應每個客戶
這需要定制您的客戶體驗，以便在個人層面上滿足所有客戶（在您的聯絡中心內）的需求。
通過按收入對客戶進行細分來照顧最高支出者
這很重要，可以確保頂級客戶獲得有史以來最好的待遇。這意味著個人花費越多，他們就會越快找到代理。這不是偏見；另一方面，它會鼓勵您的客戶花費更多。
鼓勵您的代理承擔問題
這對于防止規模升級或忽略問題至關重要。挑戰的主人翁精神使代理人對自己的工作感到自豪，這意味著他們以嚴肅的態度采取行動。
這是一個技術進步的時代，每個人都需要認識到這一點。此外，你必須意識到，在接受某個好的想法之前，先對其可行性進行一些審查。該技術可以與VoIP商務電話系統一起運行。
例如，考慮一些即將出現的新技術，例如虛擬 PBX 系統。它們對于允??許更多的實際控制和管理很重要。虛擬 PBX 是一種作為托管服務提供的專用小交換機電話系統，對于營銷工作來說是非常有用的工具。
這樣，您就可以引導人們致電他們最有可能購物的商店，而不是呼叫中心；他們必須被重定向到哪里。