電話篩選：你需要知道的一切

最佳方案 / 作者： 管理員 / 2022年 11月 12日 2022年 11月 9日

什么是電話篩選?

來電篩選是以特定方式響應來電的過程，具體取決于來電者是誰。傳統上，企業會讓接待員負責篩選和轉接電話?，F在，您可以自動化該過程。

篩選電話的三個方面：

1. 識別來電者：來電顯示識別來電者的姓名和電話號碼。
2. 響應：您可以接受、拒絕、或者如果您使用共享號碼，隊友可以接聽電話。
3. 將呼叫者連接到正確的團隊成員或部門：如果您有人篩選所有來電（或者他們只是撥打與您公司關聯的另一個號碼），他們可以將呼叫轉接給同事或特定團隊。

無需轉接所有電話，您可以設置自動話務員 (IVR).如果您遇到大量垃圾來電，robocalls 無法與電話菜單交互，有效篩選。

它易于設置，讓您可以避免忽略重要的來電。

什么時候應該使用電話篩選?

除了自動忽略垃圾電話外，電話篩選還有助于確定電話的優先級并建立有效的工作流程。

作為一家企業，您可能希望鼓勵潛在客戶通過文本與您聯系，以便您的團隊在幫助現有客戶時能夠保持響應。

當有人打電話時，IVR 會詢問他們是否是現有客戶。IVR 會根據他們的反應路由呼叫 – 如果此人不是現有客戶，IVR 可以將他們路由到一個特定的號碼，該號碼會轉到語音信箱并鼓勵他們通過短信聯系。

您可以通過多種方式通過呼叫篩選來確定電話呼叫的優先級，包括 Google 智能助理（在 Google Pixel 手機上效果最好）等呼叫篩選服務或 iOS 上的內置呼叫篩選功能。

但是，它們不提供業務所需的其他功能。您最好的選擇是使用像 OpenPhone 這樣的商務電話系統。具有正確功能（例如，電話菜單、呼叫轉移和呼叫阻止）的電話系統可簡化篩選過程。

您還可以獲得其他業務通信功能，以幫助改善客戶體驗和團隊的工作效率。

在企業中尋找的 8 個關鍵功能電話系統

除了呼叫篩選功能外，還有其他功能可以幫助支持您的整體呼叫管理流程，并最終簡化您團隊的溝通。

1.分享號碼

您的團隊可以通過共享收件箱協同工作，使用合適的電話系統接聽電話。如果您正在管理一個團隊，您可以完全了解誰接聽了特定電話，并且可以播放通話錄音以根據需要提供指導。

2.電話菜單

電話菜單（或自動助理）是支持呼叫篩選的重要功能。它消除了垃圾郵件呼叫并幫助確定呼叫者的優先級，而無需手動操作。例如，當有人給您打電話時，電話菜單可能會要求他們撥 1 尋求支持，撥 2 請求演示，撥 3 與銷售代表通話。如果您是銷售經理，使用電話菜單篩選電話有助于確保您的團隊接聽最相關的電話。

3.呼叫轉移

假設您意識到來電者需要在您接聽電話后與您的隊友通話。您可以將呼叫轉接給您的隊友，這樣您的呼叫者就不必重撥。在適當的時候使用冷熱呼叫轉移也將幫助您改善客戶體驗。

4。屏蔽號碼

您可以阻止來自特定號碼的呼叫。如果一個頑固的電話推銷員一直給您打電話，您可以屏蔽他們的號碼以自動拒絕來電。通過屏蔽號碼，您可以防止打擾并節省接聽不相關電話的時間。

5.自動回復

您可以使用自動回復自動發送短信以確認來電者。例如，當您拒絕一個低優先級的電話時，OpenPhone 可以自動確認來電者并發一條短信詢問他們您可以提供哪些幫助。這樣，您就可以將不那么緊迫的對話轉移到文本中。

6.請勿打擾

當您不想接聽任何電話時，“請勿打擾”選項會有所幫助?！罢埼鸫驍_”不會接聽或拒絕來電——它只會讓電話靜音，這樣您就不會聽到電話鈴聲。來電者仍然可以撥打電話并留下語音郵件。

7.語音郵件轉錄

語音郵件轉錄讓您可以輕松瀏覽語音郵件消息，因此您不必花時間聽每條消息。當您不在辦公室時，您可以自動將語音郵件轉錄轉發到任何電子郵件地址，這樣您就不會錯過語音郵件。

8.通話分析

OpenPhone 提供內置的 通話分析，實時顯示未接來電的數量和通話量峰值。這些分析可幫助您做出有關管理團隊時間的數據驅動決策。

如果您是律師或會計師，您可能需要分析信息來進行計費。例如，律師可以使用他們按小時收費的客戶分析數據。

呼叫篩選最佳實踐

來電篩選是一項很棒的功能。要充分利用它，請遵循以下提示，最終將重點放在更有影響力的工作上。

您發送給呼叫者的短信語音信箱

為您發送到語音信箱的來電者設置自動回復。當電話在語音信箱中結束時，OpenPhone 可以自動觸發短信。

在短信中，詢問來電者需要什么幫助，鼓勵他們通過短信尋求幫助。這是雙贏的做法：您不必在電話中回答所有問題，來電者的問題仍然可以獲得答案。

阻止垃圾郵件來電者

收到機器人電話和垃圾電話？立即阻止他們。如果您無法確定電話是否是垃圾郵件，請在線搜索該號碼，您可能會看到其他人也報告這些垃圾郵件號碼。不必拒絕或在不知不覺中接聽騷擾電話可以節省您的時間并讓您專注于工作。

設置自動呼叫路由

如果您依賴來電顯示，您可能會犯忽略重要電話的錯誤，這就是自動呼叫路由很有用的原因。

當有人打電話給您時，自動助理可以為呼叫者提供連接到相應部門的選項。該系統有助于將呼叫路由到正確的部門，因此您永遠不會拒絕或忽略重要的呼叫。

整合您的 CRM 系統

導入您的聯系人列表 或將 OpenPhone 與您的 CRM 集成，以便在他們呼叫時在 OpenPhone 中查看聯系人姓名。這將使您更容易確定是應該接聽還是拒絕來電。

與您的 CRM 集成還提供其他好處。例如，您可以組織客戶和潛在客戶的通信數據以提高轉化率和客戶體驗。

OpenPhone 與 HubSpot 和 Salesforce。對于其他 CRM，您可以使用 OpenPhone 的 Zapier 集成在 OpenPhone 和您的 CRM 之間自動遷移數據。

使用線程協作屏蔽電話

Threads 讓您可以評論客戶的收件箱界面中的文本和電話。評論是內部的，客戶看不到。

假設您拒絕了來電，因為您不是來電者通常的聯系人。也許您只是很忙，需要您的同事給他們回電話。您無需起草完整的消息，只需對標記您同事的被拒電話發表評論即可。

專業提示：確保您的團隊成員可以共享對標記他們的收件箱的訪問權限。

設置您的撥出呼叫者 ID

需要回電嗎？即使您安排了與他們交談的時間，您也可以通過 設置來電顯示。

如何使用 OpenPhone 屏蔽來電

OpenPhone 結合使用以下功能幫助您屏蔽電話：

• 電話篩選的電話菜單：首先創建電話菜單以設置自動電話篩選。電話菜單要求呼叫者按特定鍵連接到相應的部門——這有助于自動拒絕自動呼叫，因為他們無法導航 IVR 菜單。這會在部門之間分配您的來電流量，因此您可以避免接到不適合您的電話。
• 自動回復以鼓勵來電者通過短信聯系：設置自動-在您的 OpenPhone 帳戶中回復。OpenPhone 允許您為未接來電、語音郵件和收到的短信設置單獨的自動回復。在消息中，鼓勵來電者通過短信聯系。一旦您知道他們需要什么，您就可以讓合適的人與您聯系。
• 協作處理屏蔽電話的內部線程：當您屏蔽電話時，您可能需要一個隊友來打電話來電者回來了。使用內部線程來標記您的同事是提供上下文的好方法，無需鍵入長電子郵件或發送長語音留言。

在 OpenPhone 移動應用上呼叫篩選如何工作？

一旦您設置了呼叫篩選，它就會應用于您使用 OpenPhone 的所有設備，包括適用于您的 iPhone 或 Android 手機的電話應用。

但是，對于手機，您還可以識別來電是商務電話還是私人電話，因為商務電話會顯示在 OpenPhone 應用程序中。

如果您已導入 CRM 聯系人或將 OpenPhone 與您的 CRM 集成，您還會看到來電者的姓名。

通過 OpenPhone 節省時間并為您的團隊提供更多背景信息

OpenPhone 的功能遠不止于呼叫篩選。以下是可以節省您和您的團隊時間并幫助存儲更多通信上下文的其他 OpenPhone 功能：

• 通話錄音：通話錄音 幫助隊友重新訪問以前的客戶呼叫以獲取更多上下文。例如，當您收到客戶的短信，而客戶的聯系方式不在時，通話錄音可以讓您深入了解他們之前的互動。
• 預定消息：當您意識到您需要在下班后或在不同的時區回復某人？如果你延遲回應，你就有再次忘記的風險。OpenPhone 可讓您安排短信時間，因此您永遠不必擔心什么時候 你會找到時間來回應。

• 片段：您可能會收到來自客戶的許多重復問題。您可以使用代碼片段，而不是每次都輸入響應。片段 是允許您使用關鍵字快速響應的消息模板。例如，如果潛在客戶經常請求演示，您可以創建一個片段來詢問他們何時可以進行演示并將其命名為“Demo scheduler”。

OpenPhone: 最高效的來電篩選應用

OpenPhone 是適用于小型企業和初創公司的現代電話系統。使用 OpenPhone 設置呼叫篩選可以提高您的工作效率。想象一下，永遠不必接聽另一個您只說“你好”的電話。

OpenPhone 可讓您設置電話菜單、自動回復文本，并提供內部協作工具來幫助您有效地篩選和管理電話。

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