最近，我們的團隊舉辦了一場網絡研討會，討論了向遠程工作的轉變以及 Phone.com 的一些功能，這些功能使人們可以在任何地方完成工作。萬一你錯過了，下面是視頻和濃縮的轉錄本。享受吧！
Brent Barbara——Phone.com 業務發展高級副總裁
介紹
感謝大家今天加入我們。
工作在過去幾個月里發生了巨大變化，我們想利用今天下午的時間談談我們是如何適應這種新常態的。
盡管 COVID 使我們走向了遠程工作的臨界點。我們在 Phone.com 已經這樣做了很長一段時間。自多年前成立以來，我們一直在促進在家工作和遠程工作。
我們將稍微談談我們的平臺如何幫助您、您的同事和您的客戶在這段歷史時期更好地溝通。我們將展示我們平臺中的技術，這些技術將幫助您更好地溝通、更好地協作、提高工作效率并更好地響應您的客戶、您的同事和您的供應商。
Phone.com 是一個讓您可以在任何地方工作的平臺。我們堅信工作不再是我們要去的地方；這是我們做的事情。Phone.com 是可以幫助您的平臺在您想工作的地方工作，無論是在客廳、地下室還是臥室。你在哪里真的不重要了。我們今天將討論這個問題。
公司電話號碼
首先要向公眾展示什么類型的電話號碼？您想使用您的個人手機號碼嗎？可能不是。在我們看來，這不是進行商務對話的最佳實踐方法。
我們有超過 2000 萬個電話號碼，您可以從中選擇，為您的客戶留下良好的商業印象。商務電話號碼比您的個人手機更專業。
適用于小型和成長型企業的企業功能
我們的平臺專為中小型企業設計。盡管如此，它仍具有您可以利用的企業級功能，從專業的問候語和自動服務員到捐贈您的客戶等待體驗。這就是您在消費者和商業世界中所期望的。一些世界一流的功能，如視頻、短信和 API，可讓您做一些超出您在手機上所能做的事情。
無論您是選擇使用我們的服務還是使用平臺作為自己動手解決方案，都由您決定，它就是為此而設計的?；蛘?，您可能想利用我們屢獲殊榮的美國 24×7、365 支持和服務團隊，將我們的體驗更多地作為托管解決方案來處理。您可以選擇自己的冒險，自己動手，或利用我們的團隊幫助您按照您想要的工作方式設計、配置和實施我們的平臺。隨著時間的推移，我們將幫助您進行規劃和配置。如果您今天注冊我們，您今天設計了一個平臺或呼叫流程體驗或自動助理，下周您想要更改它。我們鼓勵您自己動手或致電我們，我們將指導您完成該體驗。
Phone.com 視頻會議
令我們興奮的是我們的視頻會議平臺的第二個新版本.這當然是一個很高的需求，因為我們都在適應這種新常態，視頻會議通常伴隨著我們所有的會議邀請。如果您不能出現在客戶或同事面前，那么通過視頻展示您的面孔是次要的選擇。
我們基于瀏覽器的、無需下載的平臺可讓您輕松加入會議。它的設計考慮到了安全性。有很多關于其他一些服務及其缺乏安全功能的新聞，但我們的服務是從頭開始設計的，具有 AES、256 位加密和其他一些功能的安全性。它非常適合希望通過鎖定機制和 PIN 碼訪問確保與患者談話的私密性的醫療保健專業人員。
支持遠程工作的功能
我們的平臺專為小型企業設計，但具有企業級功能。當然，今天，當我們轉向這項在家工作環境電話會議時，如果您不喜歡視頻會議，我們會非常興奮。我們的所有計劃都免費提供無限制的高清電話會議。我們的許多客戶使用一些免費電話會議服務來找我們，我們認為讓您的客戶聽到“嗨，此電話會議由 Free Conference Call.com 主持”并不是一個好主意。這是一項出色的免費服務，但在商業世界中，這可能不是您想給客戶的最好的第一印象。我們的平臺包括免費、無限制的高清會議，因此您無需使用免費服務。
我們所有的電話號碼都可以發短信，包括短信和彩信。MMS 是您可以附加圖像或視頻的地方。能夠在您的業務平臺上無縫發送和接收消息真是太棒了，就像在您的手機上一樣。例如，在房地產等特定行業，您可以發送一張房屋照片，并從您的公司號碼中獲取，而不是您的個人號碼。一個非常好的補充。
另一個非常受歡迎的功能是帶有語音到文本轉錄功能的語音郵件。閱讀語音郵件消息并快速回復的能力是我們所有人在移動設備上所擁有的。這也可以通過我們的業務平臺獲得。非常令人興奮的功能，我們今天所獲得的高質量轉錄。
我們在設計之初就考慮到了安全和保障，并且我們完全符合 HIPAA 標準。協作、音頻、視頻會議服務。這意味著對于醫療保健專業人員而言，您受保護的健康信息或 PHI 是安全的，我們將與您執行商業伙伴協議 BAA。您應該放心，您的患者信息是安全的。
演示
我準備在我位于新澤西州北部的家中展示我們的一些產品和服務。因此，我將在這里介紹第一個工具。
這是我的個人軟電話。無論您選擇使用物理桌面電話進行通信，我們有大量我們平臺支持的電話庫存，或者更喜歡有一個干凈的辦公桌并使用您的計算機、PC 或 Mac。你可以在這里做。我正在使用我的 Mac。
我可以點擊呼叫我最近的任何聯系人。我可以在這里訪問我的語音信箱，它也已轉錄為文本。我可以播放音頻。軟電話是對 Phone.com 平臺的極大贊美，而且是免費的。
也許在這里你更喜歡用手機操作。也許您一直都在現場，而您唯一的設備就是智能手機。我是蘋果人。這就是我手機的樣子。
我的消息，與我在我的應用程序中收到的相同的短信，都可以在這里找到。提前，我給自己發了一張自己前幾天購物的照片。這是我在當地一家超市的照片。
您最近的通話記錄在這里。您可以訪問您的聯系人，您的語音郵件，同樣，轉錄為文本，如以及訪問您的會議。如果愿意，您甚至可以通過應用程序發送和接收傳真。因此，如果這是您的偏好，我們也會滿足。非常感謝該工具包。
擁有手機的好處還在于，當您接到來電并且將工作與私人電話分開時，您就會知道自己接到的是商務電話，而不是私人電話。因此，當呼入電話打入時，它會顯示 via Phone.com，您會在此處看到一個小屏幕彈出窗口，這樣您就知道您可以適當地接聽電話。你會說，“嗨，我是 Vandelay Industries。我怎么幫你？”而不是“嗨，我是布倫特?！奔僭O您有一個未接來電，您可以通過智能手機上的通知快速一鍵回撥。
此應用程序名為 My.Phone.com。這是您可以訪問短信的另一個地方。如果您所在的機構或組織從多方發送大量消息，您可能更喜歡這種體驗。這是人們加入我的會議橋時收到的短信。這是我之前用自己的照片發送的同一條消息。
現在讓我們看一下視頻會議。
這是一個會議登錄屏幕；無需下載。這是我要加入的會議橋，它考慮到安全性，輸入了這次會議的主持人告訴我加入登錄的密碼。如果我只想撥入電話，或者我可能不需要音頻，但我想查看，我可以通過網絡加入，我有這些選項并允許我使用我的麥克風。
現在我將允許我的相機，這是我的直播。我們可以做類似 Brady bunch tile view 的 gallery view。我們提供三種服務。一個專為最多 10 人參加的小型非正式會議而設計。接下來是 25 名參與者，我們最大的計劃是 100 名參與者。隨著計劃的增加，價格也會上漲。在我們的高級計劃中，我們包括轉錄和人工智能關鍵字分析器，包括音頻和視頻錄制，這非常棒。
這些只是平臺的一些功能的一小部分。如果您有任何疑問或想要更深入的演示，我們很樂意與您一起完成。
現場接待員
我們要談的最后一項服務是我們的Live Receptionist Service。這是一項優質服務。它不包括在我們的基本計劃中。它專為希望創造出色第一印象的企業而設計。如果您負擔不起或無法現場接聽電話，而這對您的業務很重要，那么我們的現場接收解決方案非常適合您。每月 90 美元起，最多可撥打 50 次電話，現在您可以讓在家工作的專業接線員以您想要的方式接聽您的業務，并且他們可以留言。
他們可以將呼叫轉接為熱情轉接或協作轉接。他們甚至可以過濾垃圾郵件電話，如果這就是您今天所遭受的痛苦。但這是一項可愛的專業服務，是給客戶留下良好第一印象的好方法。
那么現在就來體驗一下我們可以在 Phone.com 上為您做些什么吧，想把它交給 Amber，她將提供一些關于遠程工作和分開協作的最佳實踐。琥珀色。
遠程工作最佳實踐
Amber Newman – Phone.com 營銷總監
大家好，我希望你們都平安健康。對于如此多的公司來說，轉向遠程工作是計劃外且緊迫的。你應該為自己變得有功能而拍拍自己的背。但現在一切塵埃落定，是時候考慮如何改進已經完成的工作了。自 2005 年以來，我一直在遠程工作并管理遠程團隊。布倫特描述的技術讓這一切變得更加容易，但我還想分享一些我在此過程中學到的其他東西。
為成功做好準備
首要任務是確保所有團隊成員都擁有在家工作所需的一切。有些人可能需要更多的互聯網帶寬、新耳機和可能的辦公配件，以確保符合人體工程學的設置?，F在在這類事情上投資一點可以在未來獲得巨大的生產力回報。
確保每個人的手機都經過優化配置，并且他們知道如何充分利用 Brent 剛才提到的所有強大功能。
接下來，考慮實施可視化工具，幫助人們隨時隨地掌握工作流程。市場上的每個價位都有許多很棒的產品，包括 Trello、Asana 和 Basecamp。如果您已經有了項目管理和工具，請確保每個人都接受過培訓并精通在每個人都處于遠程狀態后您將如何使用它。
最后，遠程會議需要下一級規劃才能有效。首要任務是確保每次會議都有合適的人選。如果人們在不需要他們的會議上浪費時間是不好的，如果決策者失蹤也是一個問題，所以請仔細考慮與會者名單。明智的做法是任命一位主持人，他可以讓議程繼續推進，并確保每個人都有機會參與。并保持議程的重點和相關性。如果人們關心會議的內容，他們就更有可能保持參與。
交戰規則
當每個人都在同一個空間時，遠程團隊會失去許多促進溝通的視覺隊列。例如，如果有人關上了門，您就知道不要打擾他們。這些線索在遙遠的情況下是缺失的，因此制定一些交戰規則是有意義的。
我們討論了很多溝通方式。與您的團隊討論哪種模式對每種情況最有意義。也許有些事情可以通過文本或聊天來完成，但其他事情需要更正式的電子郵件文檔。復雜或情緒化的談話可能應該留給電話或視頻會議。您的團隊會很高興有一本關于如何保持聯系的手冊。
與團隊確認會議的最佳時間也是一個好主意。也許你周四上午 8:30 在辦公室舉行的完美團隊會議不再理想了。很多人家里都有孩子上學，或者其他因素可能會使每個人的會議時間不同。
定義角色、角色和權限也很重要。沒有明確角色和職責的遠程團隊可能會發生兩件壞事之一。要么每個人都在不咨詢他人的情況下自己做決定，然后就會出現混亂，要么每個人都害怕做出錯誤的選擇，以至于什么都做不了。不要讓這種事發生在你身上。每個人都應該知道自己的責任以及他們可以自己做出哪些決定，哪些需要協商。
視頻的特殊注意事項
您可能已經看過或閱讀過大量關于在視頻會議中表現出色的建議，這很好，但我們為團隊推薦了一些基本“規則”。
首先是消除干擾。糟糕的音頻質量會讓人分心，因此請確保每個人都擁有并使用耳機以獲得最佳效果。另外，想想背景。不是每個人都有一個華麗的家庭辦公室，這很好，但人們應該盡一切努力確保家庭成員不會在后臺閑逛。當然，意外情況確實會發生，所以最好讓所有沒有發言的人都保持靜音。
我們可能都對電話會議中的多任務處理感到內疚，但在視頻會議中這是一個真正的問題。讓某人重新受到關注需要時間并且會減緩勢頭。無論如何，你更有可能在你正在做的其他事情上犯錯誤，當有人在看他們的手機時，這是非常明顯的。如果您成功地讓合適的人參加了合適的會議并討論了他們關心的議程，那么消除多任務處理應該不會很困難。
當談到視頻會議的活躍參與者人數時，不要問技術會讓你擁有多少，要問有多少有意義。對于像這樣共享信息的演示文稿，您可以管理數百名參與者。盡管如此，對于每個人都會參與并發表評論的對話，一次處理超過 10 個活動視頻提要還是很困難。
最后我要說的是，設定合理的期望值至關重要。每個人的日子都不好過，對許多人來說，遠程工作和視頻協作是新鮮事。您仍然可以完成工作并實現您的目標，但現在是對您的團隊和您自己現實和富有同情心的最佳時機。
問答
您的視頻解決方案是否符合 HIPAA 標準？
當然。我們所有的功能、特性和解決方案均符合 HIPAA 標準。我們對所有界面、技術、甚至后端和數據中心進行年度審計，以確保我們遵守受保護的健康信息和 HIPAA 指南。我們已與 Compliance Group 合作，以證明我們遵守 HIPPA。我們超越要求。我們不僅利用視頻，還利用音頻和移動設備。此處結合了加密以及其他類型的傳輸層安全性、TLS 和安全 SIP。對于任何想更多地談論安全性的人，我們很樂意邀請??我們的一些安全專家。
你們幫助多少員工啟動和運行？如果我有五名員工，并且我們有我們想要構建的明確定義的呼叫管理功能，那么 phone.com 如何實現？
太棒了。好問題。是的，就您可以使用 Phone.com 做什么而言，我們只是受到您的想象力的限制。正如我之前提到的，該平臺專為 DIY 而設計。我們易于使用的界面就在那里，您可以使用它運行?；蛘?，如果您不熟悉商務通信并想了解設計自動助理或創建響鈴組或設置隊列的最佳實踐方法。我們的專家每年 365 天、每天 24×7 隨時待命。他們位于美國加利福尼亞州波威，就在圣地亞哥郊外。他們會隨時指導您完成設計和配置。因此，請致電我們的團隊。
如果我們既有在辦公室工作的人，也有遠程工作人員，那該怎么辦？您能否支持桌面電話以及您向我們展示的一些工具和演示？這是如何運作的？
我們支持多種桌面電話、移動設備和基于瀏覽器的應用程序。因此，您可以根據您擁有的人員以及他們喜歡的工作地點來配置您的呼叫流程以及您的團隊如何協同工作。因此，我們確實預計，在大多數人處于遠程狀態再過幾周之后，人們將在某種程度上開始遷移回辦公室。我們當然可以支持任何設備和位置的組合。
除了視頻中的簡短提及之外，您能否更詳細地談談安全性？
會議的主持人擁有控制權。您可以無限制地發送會議鏈接，任何找到此鏈接的人都可以加入。那不是我們推薦的。我們提供密碼保護和會議鎖定功能。這意味著一旦你在開會，就像你在實體辦公室會議室一樣，你可以鎖上門，任何人都無法加入。在技??術方面，我們利用傳輸層安全性、TLS、安全 SIP，也稱為安全實時協議。我們的視頻服務提供多層安全保護，并使用相同的 SIP 和 TLS 安全協議以及其他加密協議。它堅如磐石。
我必須要有 phone.com 電話號碼才能使用視頻服務嗎？
是的，你知道。我們所有的功能或特性，包括視頻，都是對我們核心語音平臺的補充。如果您想使用我們的視頻服務，它可以作為每位用戶的單點功能提供。計劃低至每月 4.99 美元，最高為每月 14.99 美元?；居媱澃ㄗ疃?10 名參與者。當您轉到中間計劃時，您會增加到 25 名活躍參與者并有錄音，我們的 14.99 美元高級計劃包括轉錄。
我提到了您通話的音頻和視頻錄制 AI 分析。這會讓你知道誰說的最多，什么詞說得最多。如果您想知道誰談到了電暈，您甚至可以跳到會議的某些部分，您可以在會議中找到提到電暈的每個部分，然后繼續前進。這是一個非常先進的平臺，我們很高興能在幾個月前將其作為一項新服務推向市場。