接聽打給其他人的電話總是浪費時間。您有更重要的事情要做，并且您不希望無休止的呼叫路由打斷您的流程。為了提高工作效率，許多企業實施了auto-attendants 讓客戶自行選擇正確的方向。在設置自動助理之前，您需要創建專業的自動助理腳本，以幫助您給人留下良好的第一印象。
在這篇博文中，我們將介紹您的自動助理腳本應包含的內容，并提供七個示例來幫助您創建自己的腳本。我們還將提供一些技巧來幫助您制作強大的腳本。此外，了解如何使用像 OpenPhone 這樣的 VoIP 電話系統并輕松設置您的自動服務員。
您之前可能聽過通用的自動助理菜單，上面寫著“按零尋求客戶支持，按一聯系銷售代表”等等。提供最佳客戶體驗的菜單通常既簡短又信息豐富。
雖然您不想在腳本中塞滿信息，但您確實希望包含有用的相關詳細信息。您的腳本可能需要包括：
在您的腳本中包含此信息將使您的自動助理對您的呼叫者有價值，而不會拖得太長。90% 的客戶確定他們的品牌忠誠度基于支持質量，這種對業務自動化的巧妙使用至關重要。
從以下七個腳本示例中汲取靈感，為您的企業打造強大的自動助理問候語.
基本的自動助理問候語可以包括我們上面列出的所有腳本元素。以下是實際操作中的示例：
您好！感謝您致電 XYZ 公司。我們的營業時間為東部時間上午 9 點至下午 5 點，每周 7 天。請從以下菜單選項中選擇以聯系特定部門：
如果您有一家以服務為基礎的公司，請考慮預先向客戶提供選項，以便他們可以聯系到您團隊的特定成員。這樣，他們就知道自己受到了照顧。
您已經聯系了 XYZ，這是一家自 2007 年以來一直為圣地亞哥地區提供全方位服務的害蟲防治公司。您的來電對我們很重要.請從以下選項中選擇：
當您的團隊擁有客戶可以撥打的專用電話號碼時，您可以將呼叫轉接到專門從事特定任務的同事，并進一步定制您的自動助理腳本。
感謝您聯系 XYZ 客戶服務。
實施自動化助理的最大好處之一是能夠全天候 24/7 管理來電。當您的工作時間結束時——甚至當您睡著時——您的自動助理可以繼續將呼叫者轉至正確的方向：
嗨！您在我們的正常工作時間之外聯系了 XYZ 公司。我們的營業時間為周一至周五，上午 9 點至下午 5 點我們會在下一個工作日回復您。
需要錄制離開時的語音信箱問候語嗎？查看我們的專業語音信箱腳本指南。
假期要延長休息時間嗎？下面的腳本讓呼叫者知道團隊何時恢復正常辦公時間，并為他們提供一種在出現緊急情況時聯系他們的方式。
節日快樂！您已到達 XYZ 公司。我們的辦公室因寒假而關閉。我們將在 1 月 4 日回來。如果您打電話是因為業務緊急情況，請按一個聯系我們的假期響應團隊。否則，請在正常工作時間（東部時間 1 月 4 日上午 9 點至下午 5 點）留下語音郵件或致電我們。
您可以使用您的自動助理處理物流以外的事情。您還可以使用它來支持您的營銷活動或推動銷售：
感謝您致電 XYZ 公司。有關我們新會員折扣的信息，請按一。要了解現有客戶的優惠信息，請按二。對于所有其他查詢，請保持在線與現場支持代理通話。
最近更新了您的自動話務員腳本？此示例預先共享該信息，以幫助客戶仍然將他們的電話轉接到正確的團隊。
感謝您致電XYZ公司。請仔細聆聽，因為我們的菜單選項最近發生了變化。
如需客戶服務或技術協助，請按一。
當您構建自己的自動助理腳本時，請牢記這五個最佳實踐，為您的客戶提供卓越的通話體驗。
來電者不想花整整一分鐘聽不相關的信息。無需包括您的公司口號、瀏覽整個公司目錄或重述您的電話號碼。簡短的消息更有效，可以防止呼叫者掛斷電話。
除了簡短的歡迎和簡短的“感謝來電”之外，您的腳本應該主要用于提供信息和指導。
您能想象在聽到適合您的菜單選項之前先聽 15 個菜單選項嗎？再一次，簡短而甜美是關鍵。除了讓您的信息簡短之外，理想情況下您的菜單選項不應超過五個。
對您選擇的菜單選項要有策略?？紤]一下您的大多數客戶打電話給您的原因。很可能，與為財務部門的 Joe 按一個選項相比，按一個選項解決帳單問題將與更多呼叫者相關。
并非所有來電者都會與您的自動助理聯系。盡管如此，您還是希望以某種方式支持所有來電者。使用您的商務電話系統自定義您希望將未按選項的來電者引導至的位置在聽到您的菜單選項后。例如，對于 OpenPhone，您可以選擇使用標準套餐執行以下任一操作：
您不必將自己限制在基本計劃的可用范圍內。如果您是 OpenPhone 的高級用戶，您還可以選擇：
為來電者節省時間的一種方法是將最受歡迎的電話菜單選項作為首選.想一想您接到呼入電話的最常見原因。例如，如果您接到很多關于產品退貨的電話，將客戶服務選項置于銷售選項之前是有意義的。
當您的來電者經常聯系您時，他們不太可能每次都聽您的所有菜單選項。他們可能會盡快按下他們通常選擇的菜單選項。但是，如果您的菜單選項發生變化，這意味著它們可能會被路由到錯誤的位置。當您重新安排菜單選項時，請始終在自動話務員腳本開始時提醒來電者。
強大的自動助理腳本可以為呼叫者提供他們需要的所有信息，以便他們回答問題或將自己引導至正確的方向。使用我們的示例作為起點，您可以制作一個腳本來幫助您管理呼叫量并節省客戶時間。
為確?？蛻舨粫谀淖詣又硐⑼瓿芍皰鞌嚯娫?，請讓您的消息和菜單選項簡短而有趣。還努力為未選擇菜單選項的來電者提供幫助。
使用像 OpenPhone 這樣的 VoIP 系統，設置自動話務員是一個直觀的過程，只需幾分鐘。您可以為每個電話號碼設置唯一的自動助理腳本。創建自動助理腳本時，您可以選擇輸入腳本以讓自動語音朗讀、錄制您的問候語或上傳您自己的音頻文件。
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